Frais professionnels 2019

Dans quel cas ? 

L’employeur est libre de choisir la manière dont il indemnisera les salariés de leurs frais professionnels, sous réserve de respecter les obligations légales et conventionnelles.

Le remboursement des frais personnels peut prendre plusieurs formes. L’indemnisation s’effectue en général :

• soit par le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs. Le salarié est ainsi remboursé de la totalité des frais engagés ;
• soit via le versement d’allocations forfaitaires. Les montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel ;
• soit en payant directement le montant des frais exposés par le salarié, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société à l’employé ou par la mise à disposition d’un véhicule au salarié pour se déplacer.

Lorsque les frais professionnels de repas et de déplacement sont remboursés de manière forfaitaire, ils sont exonérés de cotisations sociales selon un barème revalorisé chaque année (cf. ci-dessous).

Attention, les frais professionnels ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature. Ce sont des dépenses supplémentaires, effectuées par le salarié et qui sont liées à la fonction et à l’emploi.

Barème des frais professionnels 2019 fixés par l’URSSAF

Indemnités de grand déplacement en France métropolitaine

Barème kilométrique 2019

Changements à compter de 2019

Élargissement de l’indemnité kilométrique (*)

Le Gouvernement prévoit un élargissement de l’indemnité kilométrique pour les grand rouleurs (60 à 70 km par jour) équipés de véhicules de faible puissance. Il s’agit des véhicules de 3 et 4 chevaux, pour lesquels une hausse du barème sera appliquée, respectivement de 10% et 5%.

(*) En attente de la publication de barème kilométrique 2019 par l’administration fiscale.

Rappel de la Convention Collective à propos des Modalités de défraiements et de prise de repos compensateur (Art. 18 – CCN 3175)

a) Tout déplacement ou voyage à caractère professionnel, quelle que soit sa durée, est pris en charge par l’employeur.
Cette prise en charge comprend, dans la mesure du possible, l’organisation, la réservation et le paiement des frais principaux de transport collectif (bateau/train/avion) et d’hébergement pour des missions effectuées sur
le territoire métropolitain. Cette prise en charge est obligatoire pour des missions effectuées hors du territoire métropolitain.
b) La durée et l’éloignement nécessités par le déplacement ou le voyage sont soumis aux régimes de prise en charge suivants :
– Pour déplacement inférieur ou égal à 24 heures (1 jour), les frais de transport et de repas sont remboursés sur justificatif (selon les barèmes en vigueur dans l’entreprise) et font l’objet d’une avance minimum et suffisante
pour couvrir les frais de la mission et de ses annexes.
– Pour un voyage d’une durée supérieure à 24 heures (1 jour) et inférieure ou égale à 1 semaine, les frais de transport, d’hébergement et de repas sont remboursés sur justificatifs (selon les barèmes en vigueur dans
l’entreprise) et font l’objet d’une avance minimum et suffisante pour couvrir les frais de la mission du voyage et de ses annexes.
– Pour un voyage d’une durée supérieure à 1 semaine, les frais de transport, d’hébergement et de repas sont remboursés sur justificatifs (selon les barèmes en vigueur dans l’entreprise) et font l’objet d’une avance
minimum et suffisante pour couvrir les frais de la mission du voyage et de ses annexes, qui sera ponctuelle si ces voyages sont occasionnels ou permanente si ces voyages sont réguliers. Dans ce cas, l’avance s’effectuera
sur une base trimestrielle d’estimation qui se renouvellera chaque trimestre autant que de besoin.
c) Les remboursements effectifs s’effectuent sur justificatifs (selon les barèmes en vigueur dans l’entreprise) et sans délai pour les frais engagés pour des voyages n’ayant pas fait l’objet d’une avance. Toutefois, il est
admis qu’un délai de 1 semaine peut être nécessaire pour effectuer ce remboursement. Les remboursements de frais ayant fait l’objet d’une avance sont remboursés dans les délais les plus courts
possibles. Ils ne pourront en aucun cas excéder 60 jours.
d) Remboursement kilométrique
Les frais de transport sur un véhicule personnel ou assimilé sont remboursés selon le barème fiscal en vigueur sans pouvoir être supérieurs au barème prévu pour un véhicule de 7 CV fiscaux.
e) Repos compensateur
Conformément aux dispositions de l’article 17 ci-dessus, les déplacements et voyages professionnels peuvent ouvrir droit à repos compensateur.
Il est pris :
– immédiatement à l’issue du déplacement ou du voyage, lorsque celui-ci est effectué en dehors du territoire européen ;
– dans les 15 jours qui suivent le déplacement/voyage, lorsque celui-ci est effectué sur le territoire européen et hors du territoire métropolitain. Dans ce cas, le repos compensateur est fixé d’un commun accord ;
– dans le mois qui suit le déplacement/voyage, lorsque celui-ci est effectué sur le territoire métropolitain. Dans ce cas, le repos de récupération est pris à l’initiative du salarié.Ce régime est applicable sauf accord spécifique entre les parties (1).
(1) Phrase étendue sous réserve de l’application des dispositions des articles L. 212-5 et L. 212-5-1 du code du travail relatives aux modalités régissant le repos compensateur.

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