roadBOOK, kesako ?

roadBOOK est une solution qui vous permet d’agréger en une seule et même interface l’ensemble des informations nécessaires pour conseiller et renseigner efficacement les voyageurs de votre destination. Fini de jongler entre les fiches Apidae, les 10 onglets ouverts dans le navigateur et les documents internes des meilleurs spots pour voir un coucher de soleil ou pique-niquer en famille ! En quelques clics, au fils de vos échanges, vous créez pour chaque touriste un « roadBOOK » de recommandations personnalisées. Une fois créé, ce carnet de séjour numérique est envoyé instantanément au vacancier, par SMS et/ou email selon ses préférences.

Grâce à ce guide numérique personnalisé, le voyageur retrouve facilement l’ensemble des recommandations que vous lui avez faites lors de vos échanges.

En bref, c’est THE assistant numérique des conseillers en séjour pour réussir la transformation digital des métiers de l’accueil. Créé en collaboration avec l’Office de Tourisme Destination Île de Ré, c’est un outil pensé par les conseillers en séjour eux-mêmes pour répondre à leurs besoins et problématiques :

• Moderniser et digitaliser le métier de conseil en séjour,
• Faciliter la recherche d’informations grâce à une interface unique,
• Apporter des conseils et recommandations personnalisés,
• Faciliter l’accueil hors les murs en allant à la rencontre des visiteurs,
• Entamer une démarche éco-responsable en réduisant les impressions de brochures et flyers.

Comment ça marche un roadBOOK ?

Pour commencer

Depuis l’App conseiller, ce dernier renseigne des informations générales :

• Le choix du BIT
• Le type d’accueil (téléphone, chat en ligne, comptoir d’accueil, hors les murs, etc.)
• La langue du voyageur (Eh oui ! Le roadBOOK dispose d’une option de traduction automatique grâce à DeepL !)
• La typologie de clientèle (touriste, excursionniste, résident secondaire, habitant, etc.)
• Les éléments de contact (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)

Bon à savoir : Une passerelle entre roadBOOK et Avizi est en cours de création. Bien qualifier le profil du touriste sera alors d’autant plus important qu’il sera ensuite renvoyer vers votre CRM.

Création du roadBOOK

Une fois la qualification effectuée, le conseiller créer le contenu du roadBOOK en échangeant avec le voyageur sur ses envies. Au fils de la discussion, le conseiller va sélectionner les feuillets qui correspondent aux sujets et thématiques abordées : sorties en mer, feux d’artifices, activités enfants, etc.

Ces feuillets sont composés de plusieurs éléments et associés à différents tags. Les conseillers en séjour, et l’ensemble du personnel de l’Office de Tourisme, définissent les thématiques des feuillets en amont, en fonction des demandes les plus fréquemment posées : plage dog friendly, restaurants éco responsables, idées d’activités quand il pleut, camping avec piscine, etc.

Les feuillets peuvent être de 2 types :

• Sélection Apidae (ex : les restaurants végétariens)
• Contenu rédactionnel (ex : les plus belles plages de la Destination)

Bon à savoir :

• Le conseiller en séjour peut également rajouter des commentaires et conseils personnalisés dans une case prévue à cet effet : l’information sera visible uniquement par le voyageur à qui le roadBOOK est destiné.
• Le conseiller peut créer des sélections manuelles en venant interroger Apidae en temps réel (ex : recommandation des restaurants bistronomiques avec vue sur mer). Cela permet d’aller vers une ultra personnalisation de la réponse au voyageur.
• Le conseiller en séjour peut filtrer le contenu des feuillets pour plus de précision dans ses recommandations. Par exemple par date de séjour, moyen de paiement accepté ou style de cuisine. Ces filtres sont personnalisables selon vos besoins.
• Les avis FairGuest remontent dans le roadBBOK ! Il est par exemple possible de fournir la liste des meilleurs activités de pleine nature.
• Grâce à des passerelles vers les places de marché, les structures et activités référencées sont également commercialisables via le roadBOOK. 
• Utiliser le double écran permet aux visiteurs d’identifier les différents feuillets auxquels il peut avoir accès et ainsi accéder à une recommandation plus large que sa demande initiale.

Envoi et mise à jour

Une fois l’ensemble des feuillets thématiques sélectionnés, le roadBOOK du vacancier est prêt et vous pouvez lui envoyer ! Chaque touriste dispose ainsi de sa propre WebApp, créée et organisée selon ses envies et aspirations. Par exemple ici, celui de Jérôme, fan de balades à vélo et de restaurant de la mer, en vacances en famille à l’île de Ré :

Le RoadBook est consultable à tout moment, depuis un smartphone ou un ordinateur. Si vous effectuer des modification ou actualisez une information dans l’un des feuillets composants le roadBOOK (feuillets éditoriaux ou playlists Apidae), les éléments concernés se mettent à jour automatiquement dans la WebApp du voyageur.

Bon à savoir : Le roadBOOK peut s’utiliser en amont et pendant le séjour. En effet, un roadBOOK peut être créer plusieurs mois avant la venue du voyageur, si ce dernier prend contact avec votre Office de Tourisme pour préparer son séjour. Il est possible de rechercher un ancien roadBOOK grâce à son identifiant ou via le mail ou numéro de téléphone du visiteur et ainsi le mettre à jour aisément.

Pour aller plus loin : collaborer avec les socio-professionnels de son territoire

Allez à la rencontre des voyageurs qui ne passeraient pas la porte de votre Office de Tourisme !

L’App conseiller peut être partagée avec les socio-professionnels de votre territoire, notamment les hébergeurs. En effet, il est possible de créer un espace spécifique pour un hébergement. Ce livret dédié contient une sélection d’offres recommandées par l’hébergeur lui-même et toutes autres informations qu’il souhaite diffuser à ses résidents (comme son livret d’accueil). Ce Book est conçu en collaboration entre l’hébergeur et l’Office de Tourisme.
Outre les recommandations prédéfinies, l’hébergeur a accès à la même interface qu’un conseiller en séjour de l’Office de Tourisme ce qui lui permet de créer des roadBOOK personnalisés.

Bon à savoir : Les informations saisies par vos socio-professionnels viennent compléter vos statistiques d’accueil, vous permettant ainsi une connaissance plus large de vos clientèles touristiques.

L’Office de Tourisme peut, de la même manière que sur ses éditions papiers, commercialiser des espaces publicitaires auprès des socio-professionnels du territoire. Ces derniers sont extrêmement qualifiés car visibles uniquement par les vacanciers ayant demandé un feuillet de thématique similaire à la publicité (ex : remise promotionnelle dans un restaurant visible si le vacancier demande la liste des restaurants de la destination).

Informations tarifaires

roadBOOK est une solution proposée et développée par Raccourci Agency, agence spécialisée dans la digitalisation des acteurs touristiques.

Le coût d’investissement initial dépendra des différentes prestations et solutions demandées par l’OT : réalisation d’un import SIT ou reprise d’un existant (si site internet réalisé en amont par Raccourci), option de branchement à une place de marché, option de passerelle avec une GRC, etc.

Un coût de fonctionnement annuel permet de répondre aux besoins de l’Office de Tourisme.
En bref, il existe 2 options :

• Des licences annuelles permettant de répondre aux besoins de connexion sur l’ensemble de l’année.
• Des licences mensuelles vous ajoutant des accès complémentaires sur les périodes à forte activité.

Vous utilisez des licences pour un nombre de conseillers en séjours connectés simultanément.