Techniques et astuces pour travailler (plus) intelligemment

Vous avez parfois l’impression que vos journées filent à la vitesse de la lumière, sans pouvoir accomplir toutes vos tâches ?

Moi aussi 🙋🏻‍♀️

C’est pourquoi je vous propose qu’on s’attaque ensemble à un défi de taille : booster notre productivité au quotidien !

Rassurez-vous. Être plus productif, ce n’est pas synonyme de journée marathon. Être plus productif, c’est l’art de travailler plus intelligemment, astucieusement, en optimisant temps et énergie.

Je n’ai pas non plus l’intention de vous assommer de bonnes résolutions éphémères. J’aspire plutôt à vous partager des conseils et bonnes pratiques que j’ai glanés au cours de mes recherches. Chacun pourra les explorer à son rythme, pour changer ses habitudes pas à pas.

Car s’il y a une chose que j’ai compris au cours de ma (courte) existence, c’est que La Fontaine avait raison : « rien ne sert de courir, il faut partir à point. » L’art des petits pas, tout simplement.

Alors, prêt à partir du bon pied ensemble ?

Identifier ses pics de productivité

quel animal sommeille en vous ?

J’ai d’abord réalisé que pour rentabiliser au mieux notre temps et notre énergie, il était crucial d’identifier son rythme naturel et les différentes phases de productivité par lesquelles nous passons au cours d’une journée.

En effet, en connaissant notre mode de fonctionnement, nous pouvons planifier nos tâches les plus importantes ou les plus complexes autour de nos pics de productivité. Et reléguer les tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée à d’autres moments de la journée.

Logique 🧠

Mais comment bien identifier son rythme naturel pour en tirer profit ?

Faire confiance à son intuition

Commencez par analyser vos comportements naturels, en semaine et le week-end :

Petit indice : vous bâillez après le déjeuner ? Ce n’est probablement pas votre meilleur moment !

Faire confiance aux chronotypes du Dr Breus

Rapidement, je suis tombée sur les travaux du Dr Michael Breus. Il identifie 4 profils pour catégoriser les rythmes biologiques les plus répandus dans le monde : l’ours, le lion, le loup et le dauphin.

Et c’est comme ça qu’en une vingtaine questions, j’ai découvert que j’étais un ours 🐻

Bien sûr, ce n’est pas une science exacte ! Mais ce test reste une première approche simple et ludique pour mieux se comprendre et optimiser sa façon de travailler.

Attention, il n’est pas question de se confiner dans une catégorie ad vitam æternam !

Nous sommes des êtres vivants et par conséquent nos profils peuvent évoluer avec le temps. Il est donc important de rester à l’écoute de son corps et d’adapter son organisation en fonction.

Repérer les périodes clefs dans ses journées

En poursuivant mes lectures, j’ai appris qu’une journée peut généralement être décomposée en 3 grandes vagues d’énergie.

La période de productivité, ou l’heure de briller dans les tâches exigeantes 🚀

C’est le moment où nos neurones carburent à plein régime ! C’est donc la période idéale pour effectuer les tâches les plus difficiles et demandant le plus de concentration, les tâches longues, importantes, challengeantes, ou bien pour résoudre des problèmes complexes.
Il est important d’être pleinement concentré pendant ces moments, voire de bloquer des heures « ne pas déranger » pour éviter les interruptions les plus possibles.

La période de créativité, ou l’heure de libérez notre côté artistique 🎨

Que ce soit pour un brainstorming éclair, de la création de contenu, ou pour peaufiner cette présentation PowerPoint, c’est le meilleur moment pour s’y mettre ! Laissez libre cours à votre imagination !

C’est aussi une période propice à la mise en place de nouveaux projets, à la création de nouveaux services.

La période de tranquillité, ou le calme après la tempête 🧘🏽‍♂️

C’est le temps parfait pour les tâches routinières, les emails, l’organisation, le rangement, la planification de son emploi du temps …

C’est aussi la période idéale pour une pause bien méritée : recharger ses batteries, ce n’est jamais du temps perdu !

Ces vagues d’énergie interviennent à différents moments de notre journée, en fonction de notre rythme personnel. Les identifier nous permet de réorganiser nos journée pour être plus efficace !

Je vous propose de découvrir les journées types définies pour chacun de nos 4 compères !

L'ours 🐻

Le loup 🐺

Le dauphin 🐬

Le lion 🦁

Attention, ces horaires ne sont pas gravés dans le marbre. Ils sont donnés à titre indicatif, pour vous inspirer et vous aider à trouver votre propre rythme. N’hésitez pas à les ajuster selon vos besoins, expériences et ressentis.

Pour étayer mes propos avec une exemple concret, voici, en tant qu’ours, un emploi du temps qui me correspondrait mieux :
Jusqu’à 10h : Tranquillité
10h – 13h : Productivité
13h – 14h : Tranquillité
14h – 18h : Créativité
18h – 20h : Productivité
20h – 22h : Créativité
Après 22h : Tranquillité

Optimiser sa to-do list

Normalement, à cette étape, soit vous êtes déjà parti, soit vous avez compris qu’une case manque dans nos (incontournables) to-do lists : la temporalité.

Si ma créativité atteint son apogée entre 14h et 18h, est-ce vraiment pertinent de démarrer ma journée par la création des visuels de mes prochaines publications sur les réseaux sociaux ?

Non (bravo pour ceux qui avaient la réponse 🙌🏻)

Pourtant, cette tâche peut figurer en top priorité dans ma to-do du jour !

Il s’agit alors d’arbitrer et de hiérarchiser nos tâches selon plusieurs critères : leur degré d’importance, leur urgence, mais aussi le moment le plus opportun pour une meilleure efficacité.

Voici quelques conseils que je m’efforce d’appliquer pour transformer ma to-do en une alliée redoutable :

1. Dresser la liste

Qui dit to-do list, qui liste.

Donc la première étape reste de lister les tâches à réaliser, dans la journée ou dans la semaine.

Attention à rester réaliste. Une liste interminable est une source de frustration garantie (et je sais de quoi je parle …). Efforcez-vous de viser l’atteignable, et gardez en tête que vos journées comptent 24 heures, dont seulement une partie est dédiée à votre travail.

2. Prioriser

En utilisant votre bon bon, ou des méthodes comme la matrice d’Eisenhower et la méthode MoSCoW, classez vos tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence.

3. Synchroniser ses tâches avec ses pics énergétiques

Identifiez la nature de chacune de vos tâches (créative, répétitive, etc.) et attribuez-leur un créneau horaire en adéquation avec vos périodes de productivité, créativité et tranquillité.

Vous n’avez pas encore identifié vos différentes vagues énergétiques ? ➡️ Retour case départ !

4. Réorganiser

Mettez à jour votre to-do list initiale en ordonnant vos tâches en croisant leur niveau d’importance et leur période de réalisation idéale.

5. Rester flexible et adaptable

La vie est pleine de surprise, et la hiérarchisation de vos tâches ne vous met pas à l’abri d’un imprévu !

6. Célébrer

Savourez chaque tâche accomplie pour vous rebooster !

Soyez maître de votre temps

Ça y est, nous nous connaissons mieux.

Nous organisons nos journées et nos tâches en fonction de notre mode de fonctionnement et de nos pics de productivité, zones de créativité et moments de tranquillité.

Tout devrait s’arranger !

Et pourtant …

Notre quotidien, c’est aussi des interruptions inopinées, des sollicitations de dernière minute, des réunions imprévues ou organisées au mauvais moment, des urgences à traiter en priorité … Rester concentré et efficace peut devenir une véritable quête du Graal !

La solution ?

Je n’ai pas de formule magique, malheureusement.

Néanmoins, il existe quelques astuces qui, personnellement, m’aident au quotidien :

Adopter la méthode pomodoro 🕗

Cette méthode consiste à organiser son temps par phase de 25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause.

Un mode de fonctionnement qui aide à maintenir un rythme productif tout au long de la journée, tout en préservant son énergie.

Pour ma part, je l’applique surtout pendant mes périodes de tranquillité. Cela me permet de gagner en efficacité sur des tâches peut stimulante. En revanche, quand je me lance corps et âme sur un projet pendant un pic d’énergie, je préfère ne pas couper ma productivité !

Faire des pauses stratégiques ⏯️

J’insiste sur ce point.

Que vous décidiez de tester le méthode pomodoro ou non, les pauses permettent de recharger notre énergie.

Idéalement, elles devraient coïncider avec vos périodes de tranquillité ou périodes de transition d’une énergie à une autre.

Prenez un moment pour respirer, vous dégourdir les jambes, ou pourquoi pas, méditer. Les pauses clopes et pauses café ne sont pas les seules qui existent !

Bloquer des plages horaires "ne pas déranger" ou "occupé·e" ⛔

Informez vos collègues – par orale, par écrit, ou directement dans votre agenda en ligne – de ces moments sacrés où vous n’êtes pas disponible et ne souhaitez pas être interrompu. Vous pouvez alors vous immerger pleinement dans vos tâches, sans craindre d’être tiré hors de votre concentration par une sollicitation impromptue.

Que ce soit pour plonger dans un projet complexe ou pour un brainstorming créatif, considérez ces blocs de temps comme des heures de réunions avec vous-mêmes : un créneau ré-ser-vé pour votre efficacité !

L'art de dire non

En parlant de gestion du temps, j’aimerai dédier une partie spécifique au « non ». Un art que je ne maîtrise pas, mais que je m’efforce de pratiquer.

Dire « non » peut sembler un défi plus complexe que de résoudre un Rubik’s Cube les yeux bandés ! Mais c’est une compétence essentielle pour vraiment rester maître de son temps et de ses priorités.

Pourquoi ?

Chaque « non » est en fait un « oui » à vos priorités. En effet, dire « non », c’est choisir de se concentrer sur ses propres priorités plutôt que de se disperser sur des tâches moins importantes ou moins urgentes.
Refuser de prendre de nouvelles responsabilités quand nous sommes déjà à 100%, c’est garantir la qualité et la ponctualité de notre travail. Evitons la surcharge, personne n’est superman !

Comment dire non ?

Sur le principe, 3 lettres, ça peut sembler assez facile à dire … Mais dans la réalité, c’est souvent une toute autre histoire !

Alors, concrètement, comment formuler un refus auprès de vos collègues, ou de votre direction ?

S'entrainer
pour être à l'aise

C’est une nouvelle habitude à prendre.

Les premières fois, vous serez probablement peu à l’aise. Surtout si vos collègues ont l’habitude de vous entendre dire « oui » ! Mais c’est incontournable.

Je vous conseille de commencer par des « non » dans des situations où vous vous sentez en confiance, même si c’est dans votre quotidien personnel.

Etre direct
mais courtois

Un « non » franc et bien expliqué est le signe d’une communication transparente.

Soyons claire et prenons le temps d’expliquer pourquoi nous ne pouvons pas accepter cette tâche supplémentaire, ou pourquoi elle ne pourra pas être réalisée dans les délais demandés.

Attention, il ne s’agit pas de vous lancer dans de longues justifications du-pourquoi-et-comment-et-parceque … Mais de présenter un argument simple et concret qui contextualise votre refus.

Proposer des alternatives
ou déléguer

Vous pouvez par exemple

revoir les délais de réalisation d’une tâche,
faire une contre proposition de date pour un rendez-vous,
confier certaines tâches à d’autres collègues compétents,
conserver l’idée d’un nouveau projet mais reporter sa concrétisation à plus tard, lors que le moment sera opportun,
etc.

Dire « non » n’est pas juste un refus. C’est un acte de gestion stratégique de notre temps et de notre énergie !

Alors, prêt·e·s à dire oui au « non » ? 😉

Mieux communiquer en équipe pour
une productivité décuplée

Enfin, j’aimerai terminer cet échange pour aborder la question de la productivité du travail en équipe.

Au cœur du sujet : la communication.

Une communication claire, concise et positive est la clef d’une collaboration efficace et de projets qui avancent plus rapidement.

Imaginez un monde où chaque réunion est un modèle de pertinence, où chaque mot compte, chaque idée est écoutée avec attention et le temps de chacun utilisé à bon escient.

Une utopie ? Ou plutôt une question de méthode ?

Un premier pas intéressant me semble être de s’efforcer à choisir le bon canal de communication. Une petite gymnastique au début pour changer ses habitudes, mais une gymnastique qui porte ses fruits !

Pour vous aider, je vous partage mon tableau de synthèse sur le sujet :

Emails

Idéal pour

les informations claires et concises
qui concernent une ou plusieurs personnes, simultanément

⚠️ Si rédiger l’email prend plus de 10 minutes, il est bon d’envisager un autre moyen de communication, comme un coup de téléphone.

Chat

Les messageries instantanées sont nos meilleures amies pour

des échanges rapides et informels
clarifier un détail
partager un article ou une information intéressante en direct
papoter avec les collègues (🤫)
etc.

Téléphone

Idéal quand

le sujet nécessite un dialogue approfondi et en direct
la discussion concerne peu de personnes

(Les Millenials, promis, le téléphone, c’est pas si terrible en réalité 😉)

Réunion

Disclaimer : Il ne faut pas en abuser et son mot d’ordre doit rester l’efficacité !

Avant de convoquer une réunion, interrogez-vous sur son objectif :

Partager une information ? Est-ce qu’un mail ne pourrait pas faire l’affaire ?
Brainstormer en équipe sur votre nouvelle offre de service ? La réunion semble être un choix pertinent ! ✅

En résumé, en choisissant le bon format : on peut gagner en heure de productivité, et en faire gagner à ceux avec qui on communique ! La belle vie quoi !