La plateforme pilOT au service de la performance de votre Office de Tourisme
Lors de l’AG de 2017, nous vous avions présenté le « Club des Indicateurs », créé par ADN Tourisme et certains relais territoriaux pilotes en collaboration avec l’Université de Perpignan qui assurait le traitement des questionnaires. Ce Club réunissait les Offices de Tourisme soucieux de disposer d’outils d’analyse de leur structure et territoire de compétence.
Aujourd’hui, le « Club des Indicateurs » a évolué pour laisser place à la Plateforme pilOT, un outil en ligne de pilotage de votre Destination basé sur des indicateurs de touristicité (ITT) et des indicateurs socio-économiques (ISEC). Cette plateforme est accessible pour tous les Offices de Tourisme adhérents à ADN Tourisme.
Votre Fédération anime et coordonne les sessions de saisie des ISEC et des ITT en collaboration avec le comité de pilotage d’ADN Tourisme. Nous vous invitons à nous contacter pour prendre connaissance des dates de ces sessions (une au printemps, une à l’automne).
Dans le cadre de notre plan de formation, nous proposons également des sessions d’analyse des résultats avec des experts (JPC Consultants pour les ITT et Bernard Barbey pour les ISEC).
A ce jour, on été formé les observatoires départementaux de VPA, Provence Tourisme et Var Tourisme. Vous pouvez aussi vous rapprochez d’eux pour obtenir des précisions sur certaines données nécessaires pour les ITT (exemple : nombre de lits sur votre territoire, etc.)
Nouveauté : les RDV pilOt de la FROT
Vous avez des questions sur le fonctionnement de la plateforme pilOT ? Vous rencontrez des difficultés dans le traitement, la saisie ou l’exploitation de vos indicateurs ?
Nous vous proposons de participer aux rendez-vous pilOt de la FROT ! Une série d’ateliers gratuits, hebdomadaires, en petit comité, les vendredis matins, pour faciliter votre prise en main de l’outil et faire parler vos données.
Bernard BARBEY, notre spécialiste des chiffres, sera votre animateur sur ces temps dédiés.
Inscrivez vous à la date qui vous convient le mieux :
/!\ Prérequis
- Avoir déjà suivi un atelier d’aide à la saisie des données ISEC et ITT
- Connaître l’environnement pilOT et disposer des tableaux de bord ISEC au moins sur une année validée
- Avoir des notions de base en comptabilité (compte de résultat, facteurs de performance, etc.)
- Etre un OT adhérent de la FROT Région Sud
A quoi sert la plateforme pilot ?
Découvrez en 10 minutes l’origine et les grandes lignes de la plateforme pilOT.
En bref, on vous explique pourquoi vous inscrire dans pilOT :
- PilOT est un dispositif intégré dans votre dans votre cotisation ADN Tourisme
- Accès illimité à la plateforme de saisie des données
- Calcul de vos Indicateurs Socio-Economiques Clés (ISEC) et Indice de Touristicité Territoriale (ITT) dont la comparaison normée est actualisée chaque jour (en fonction
des nouvelles données saisies) - Vous comparer sur 8 catégorisations ( Département/Région, Forme juridique, Budget…)
- Fournir aux réseaux départementaux et régionaux les agrégations (sommes redressées) à l’échelle nationale, régionale et départementale permettant de valoriser le poids, la qualité et l’utilité de leurs réseaux
- Bénéficier au plus près du terrain d’une démarche de progrès animée par les réseaux et relais formés et habilités et les consultants PILOT
Les outils proposés par sont quantitatifs et adoptent la démarche du benchmarking. La plateforme pilOT fournit aux Offices qui y participent, et qui renseignent un certain nombre d’informations (via le formulaire de l’indice de touristicité), des analyses comparatives pertinentes. La logique de ces analyses est celle de l’efficience c’est-à-dire l’amélioration continue des stratégies et pratiques dans une logique de performance relative (et non absolue). Les résultats qu’apporte la plateforme permettent aux Offices de Tourisme d’identifier leurs référents et de mesurer les marges d’améliorations de leurs pratiques organisationnelles et managériales.
qUELLE VALEUR AJOUTÉE POUR MA STRUCTURE ?
Ils sont multiples :
- Mesurer l’impacte de la productivité de sa structure et de son influence sur l’économie touristique de son territoire.
- Capter le potentiel touristique de sa destination (Données brutes qui peuvent être analysées selon ses propres critères de tri).
- Disposer d’une photographie globale annuelle de la capacité touristique de votre destination.
- Fournir à ses partenaires privés et publics des données chiffrées sur l’indice de touristicité de sa destination et comparables au niveau National en rapport de destinations équivalentes.
- Déployer en interne et/ou collectivement (ensemble des partenaires : économie marchande, collectivité) un plan d’actions correctif.
- Animer et travailler en mode projet avec ses partenaires pour optimiser la performance touristique de sa destination.
1 – L’indice de Touristicité
L’indice de touristicité correspond ici à la mesure du potentiel touristique d’un territoire.
En effet, un Office de Tourisme utilise des facteurs de production comme le ferait n’importe quelle entreprise. Deux de ces facteurs font référence au travail et au capital qui sont les ressources classiques de tout processus de production. Les Offices de Tourisme utilisent en effet des ressources humaines ainsi que des ressources financières pour mener à bien leur mission d’intérêt général consistant à développer et promouvoir le tourisme sur leur territoire de compétence.
Ici, un troisième facteur de production intervient. Il s’agit du territoire lui-même et de son potentiel touristique. Pour mesurer la dotation d’un territoire particulier en attractions et ressources touristiques, il est utilisé un indice spécifiquement bâti par et pour la plateforme pilOT intitulé « Indice de Touristicité ».
Il mesure le potentiel touristique d’un territoire (sur une échelle de 0 à 100) à travers 4 dimensions :
- son accessibilité,
- son attractivité,
- son offre en tourisme de séjour et,
- son offre en tourisme d’excursion. Chacune de ces dimensions intègre plusieurs facteurs. À chaque facteur de touristicité (capacité en lits marchands et non marchands ; nombre de sites historiques ; accès aéroportuaires, ferroviaires et routiers…) est lié à un nombre de points qui permet d’évaluer, en définitive, l’état des ressources touristiques du territoire.
2 – Benchmarking
Le « benchmarking », se traduit par « étalonnage » ou « évaluation comparative » en français. C’est une démarche qui encourage les organisations à mener un processus d’apprentissage continu en s’inspirant des pratiques d’autres organisations afin d’améliorer leur propre performance.
Il identifie tout d’abord les meilleures performances relatives au sein du groupe d’entités étudiées. En déterminant les meilleures pratiques, il établit ainsi un standard sur la base duquel vous pourrez évaluer et identifier les stratégies et pratiques à mettre en place au sein de votre structure pour améliorer vos résultats. La comparaison se fait donc uniquement entre pairs.
3 – Efficience
L’efficience renvoie à l’optimisation des ressources utilisées, compte tenu des résultats obtenus.
Etudier l’efficience des Offices de Tourisme permet d’établir des comparaisons quant à la capacité à utiliser au mieux les ressources productives. Cette mesure ne conforte pas les Offices de Tourisme de destinations phares puisque l’efficience n’est pas une question de taille. Les résultats permettent d’identifier les Offices de Tourisme optant pour les meilleures stratégies.
La plateforme pilOT devient alors le lieu de l’échange entre les uns et les autres pour une amélioration continue et mutuelle des pratiques.
Comment faire pour utiliser la plateforme pilot ?
La plateforme pilOT est ouverte à tous les Offices de Tourisme adhérents à ADN Tourisme et à la Fédération Régionale.
Pour ce faire, il suffit de remplir le questionnaire ci-dessous en téléchargement et nous le retourner dans les temps impartis précisés sur les mails adressés par votre Fédération pour la collecte des données. Offices de Tourisme de France a conçu un guide opérateur pour vous accompagner dans votre saisie. La Fédération Régionale se tient également à votre disposition pour répondre à toute interrogation de votre part.
Important :
Le questionnaire est à remplir à partir des données de votre destination à l’instant N-1. Ex. : pour 2022 utiliser vos données collectées pour l’année 2021.
Conseil averti : saisissez vous de vos rapports/bilans annuels que vous avez constitué pour votre Assemblée Générale ! (vous aurez au moins toutes les données sous la main et cela facilitera votre saisie).
Le masque de saisie a été développé sur la base des caractéristiques d’un PC – 14 pouces. Si vous avez des problèmes techniques pour la saisie, vous rapprocher de votre Fédération.
Un avantage pour les Offices de Tourisme ayant déjà participé aux précédentes collectes, ils repartent de leur matrice déjà remplie en année N-1 et ne modifient que les données qui ont évoluées ! Un gain de temps précieux …
Vous trouverez sur le questionnaire deux niveaux de remplissage :
- 35 critères à remplir à minima pour les petites structures,
- 73 critères pour les plus grosses,
- Il est important de remplir l’onglet 7 dans sa totalité.
Attention, pour ne pas perdre les données saisies, enregistrez souvent votre document en cliquant sur la disquette de la barre d’outils d’Excel.
Le guide opératoire fourni ci-dessous a été allégé par rapport à l’année dernière.
Dernier point et pas le moindre : les résultats analysé et synthèses présentées respectent l’anonymisation des Offices de Tourisme ayant participé à l’enquête. Les outils de mesure issus des 73 critères permettent une comparaison entre pairs. Vous restez seul juge de la diffusion de vos coordonnées à vos collègues sur demande express auprès de votre Fédération.
Contacts :
Aline COLLODELLO
acollodello@offices-tourisme-sud.fr
04 42 16 80 10 – 06 58 89 57 10
